Prawidłowo sformatowana tabela

Formatowanie tabeli

Posted on Posted in Raport

Tabele są najpowszechniejszym środkiem przekazu informacji w raportach. Tworzymy je codziennie, przedstawiając w nich fakty dotyczące różnych obszarów firmy. Dane przedstawione w tabelach, powinny szybko rzucać się w oczy i jasno komunikować odbiorcy swój przekaz. Niestety nie zawsze tak jest. Tabele często są "dopieszczane" poprzez dodanie do nich krzykliwych nagłówków, grubych obramowań i wyraźnego koloru tła. Bazowanie na domyślnych ustawieniach  Excela, również nie pociąga za sobą korzystnych efektów. Tworzone w ten sposób tabele z automatu formatowane są w tzw. paski zebry, które nie zawsze poprawiają czytelność tabeli. Wszystkie te zabiegi powodują, że dane, które powinny być na pierwszym miejscu, giną gdzieś w gąszczu fikuśnego formatowania. W dzisiejszym poście, zwrócę uwagę na najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia tabel oraz zaprezentuję jak powinna wyglądać prawidłowo sformatowana tabela.

 

Jak poprawnie sformatować tabelę

 

Przykład błędnego formatowania tabeli w Excelu

 

Formatowanie powyższej tabeli, łamie wiele dobrych praktyk skutecznej wizualizacji danych. Prześledźmy zatem w kilku krokach, jak poprawić jej czytelność trzymając się 4 podstawowych zasad wizualizacji.

- używaj koloru oszczędnie, rezerwując go dla podkreślenia istotnych informacji

- usuń zbędne obramowania

- korzystaj z poprawnego formatowania danych w tabeli

- zapanuj nad nagłówkami tabeli

 

Używaj koloru oszczędnie

W przypadku naszej tabeli, zasada ta sprowadza się do jednego kroku - usuwamy wypełnienie tła komórek. Ustawianie kolorowego tła, ma zazwyczaj na celu podkreślenie różnic pomiędzy kolumnami i wierszami. Zabieg ten nie jest jednak potrzebny, sama budowa tabeli składająca się z nagłówków zazwyczaj wystarcza odbiorcy na zapoznanie się z danymi. Zastosowanie koloru, zwłaszcza wyraźnego, skutecznie odwraca uwagę od tego co najważniejsze, czyli od samych danych. Używanie koloru w tabeli, powinno być przede wszystkim zarezerwowane dla podkreślenia kluczowych z punktu widzenia analizy danych. Poniższa tabela bez kolorowego tła jest o wiele czytelniejsza.

 

Tabela po usunięciu kolorowego tła

 

Usuń zbędne obramowanie

Stosowanie obramowań w tabeli, podobne jak koloru, ma na celu podzielenie jej na osobne części. W rzeczywistości wyraziste obramowania powodują odwrócenie uwagi od danych. Aby skutecznie podzielić tabelę na części, należy używać delikatnych linii najlepiej w jasnych odcieniach szarości. Wybór ten spowoduje podkreślenie sekcji, bez ingerencji w czytelność danych. W przypadku naszej tabeli przedstawię dwa warianty obramowań. Aby zastosować pierwszy z nich, zaznaczmy nagłówek kolumny, klikamy prawym przyciskiem myszy, przechodzimy na zakładkę Czcionka i wybieramy rodzaj podkreślenia - Pojedyncze księgowe. Podkreślenie to, w przeciwieństwie do tradycyjnie używanego sposobu z ikonką "U", pozwala na podkreślenie całej szerokości komórki zamiast podkreślenia tylko samego wyrazu.

 

Porównanie dwóch podkreśleń

 

W kolejnym kroku zaznaczmy wiersze danych tabeli, klikamy prawym przyciskiem myszki i z karty Obramowanie wybieramy styl, kolor oraz rodzaj obramowania. Efekt powinien wyglądać jak poniżej.

 

Pierwszy sposób obramowania tabeli

 

Drugi sposób, a bardziej wygląd obramowania, zakłada podkreślenie wyłącznie wiersza nagłówków oraz przedostatniego wiersza tabeli. Rozwiązanie to można uznać za czytelniejsze i szczególnie godne polecenia w przypadku formatowania mniejszych tabel. W tym wypadku również pamiętamy o jasnych i delikatnych kreskach obramowań.

 

Drugi sposób obramowania tabeli

 

Poprawne formatowanie danych w tabeli

Tworząc tabelę musimy wiedzieć jakiej szczegółowości danych będzie oczekiwał jej odbiorca. W przypadku naszej tabeli, kilka formatowań powinno być zmienionych. Aby uprościć i polepszyć czytelność danych należy:

- pozbyć się symbolu waluty przy wartościach i pozostawić go wyłącznie w nagłówku

- zaokrąglić liczby do tysięcy (nie potrzebujemy aż takiej szczegółowości danych - format Niestandardowy # ###)

- usunąć liczby po przecinku dla wartości procentowych

- usunąć podsumowanie dla wartości procentowych (jest całkowicie nie potrzebne)

- podkreślić kolumnę z wynikiem, formatując wartości dodatnie na niebiesko a ujemne na czerwono (format danych Niestandardowy [Niebieski]## ;[Czerwony]-##)

Nie prawda, że lepiej wygląda w ten sposób ?

 

Zmiana formatowania komórek w tabeli

 

Nagłówki tabeli

Aby postawić ostatecznie "kropkę nad i" w formatowaniu naszej tabeli musimy zając się jeszcze jej nagłówkami. Nagłówki powinny być widoczne, ale nie powinny odciągać uwagi od danych. Zmieńmy w takim razie ich kolor na szary oraz usuńmy pogrubienie czcionki, zarówno dla nagłówków jak i dla głównej kolumny oraz wiersza sumy. Warto zmienić również same nazwy, dopisując skróconą informację o wyświetlanej walucie oraz przyjętym zaokrągleniu. Aby informacje płynące z tabeli były czytelniejsze, można ją dodatkowo posortować np. według wartości sprzedaży. W tym celu zaznaczmy całą tabelę, bez wiersza sumy i z karty Dane, grupy Sortowanie i filtrowanie klikamy ikonkę Sortuj, wybierając sortowanie według kolumny Sprzedaż (tys. zł).

 

Sortowanie tabeli

 

Po zastosowaniu wszystkich zmian tabela powinna wyglądać jak poniżej. Prawda, że lepiej niż pierwotna ?

 

Prawidłowo sformatowana tabela

 

 

One thought on “Formatowanie tabeli

  1. Dopiero teraz widzę co robiłem źle przy przygotowywaniu tabel. Robiłem dokładnie odwrotnie niż trzeba, tzn. starałem się zwiększyć czytelność tabel poprzez dodawanie ramek, grubych linii, kolorów, itp. A potem dziwiłem się dlaczego te tabele nie są czytelne. Teraz już wiem dlaczego. Dzięki za wyjaśnienia.
    Jak przeglądam Twoje wpisy to dochodzę do wniosku, że kursy czy tutoriale obsługi Excela to jedna sprawa, a kursy właściwego formatowania tabel i wykresów, to druga, całkiem odmienna. Takich kursów o prawidłowym formatowaniu i właściwym wyglądzie, to chyba nawet nie ma. A takie umiejętności to może są ważniejsze niż uczenie się na pamieć kolejnej funkcji z Excela.

Skomentuj Gość Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *