Wprowadzenie przepisów RODO narzuciło na przedsiębiorstwa szereg dodatkowych obowiązków związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem danych. Wszelkie czynności przeprowadzane w oparciu o nie muszą być realizowane w sposób określony w przepisach: rzetelnie i przejrzyście dla osoby, której dotyczą. Aby mieć pewność, że działania w firmie przebiegają zgodnie z procedurami, warto przeprowadzić audyt RODO. Wskaże on ewentualne punkty wymagające poprawienia i wyznaczy ścieżkę działania. Jak taki audyt przebiega? Wyjaśniamy.
Co ważne, to administrator danych wybiera sposób, w jaki przeprowadzony zostanie audyt RODO. Może zatem zrobić to samodzielnie lub zlecić sprawę wyspecjalizowanej firmie – aby mieć pewność, że efekty pracy są rzetelne, warto zdecydować się na drugą opcję.
Czy audyt RODO jest konieczny?
Audyt zgodności z RODO jest niezbędnym krokiem prowadzącym do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych w organizacji danych osobowych. Należy przeprowadzić go nie tylko przed wdrożeniem procedur, ale także w trakcie ich obowiązywania. Pojedyncze działanie nie wystarczy – tylko bieżąca kontrola umożliwia zweryfikowanie, czy stosowane metody ochrony danych odpowiadają zakresowi przetwarzanych informacji i czy są wystarczające w określonym przypadku.
Audyty RODO mają na celu przede wszystkim skontrolowanie stanu ochrony danych osobowych w organizacji, przeanalizowanie działań, jakie są w związku z nimi podejmowane, a także wykrycie potencjalnego ryzyka pojawiającego się w różnych procesach.
Etapy audytu RODO
Każdy audyt RODO przebiega według określonego porządku, jednak koniecznie trzeba podkreślić, że dopasowanie poszczególnych etapów to kwestia indywidualna. W dwóch przedsiębiorstwach, nawet prowadzących taką samą działalność, metodologia może być całkowicie różna, podobnie zresztą jak proponowane środki ochrony danych. W każdej wersji można jednak wyodrębnić określone etapy audytu.
Przygotowanie planu audytu
Na tym etapie ustala się przede wszystkim cele prac, sposób realizacji zadań i ich harmonogram. Wyznaczane są także osoby odpowiedzialne za jego przeprowadzenie.
Analiza wymagań RODO
W kolejnym kroku zapisy RODO odnosi się do konkretnej firmy. Kluczowa w tym momencie jest identyfikacja wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez organizację.
Ocena stanu RODO
Finalnie ekspert zapoznaje się ze wszystkimi istniejącymi procedurami i dokumentacją dotyczącą ochrony danych osobowych, a następnie weryfikuje je w kontekście wymogów wynikających z przepisów prawa.
Czym jest DPIA?
Elementem każdego audytu RODO jest DPIA, czyli Ocena Skutków dla Ochrony Danych. To proces kluczowy z uwagi na konieczność identyfikacji potencjalnych ryzyk i obowiązek podejmowania działań minimalizujących te ryzyka. Przeprowadzenie DPIA jest konieczne przed rozpoczęciem działalności, która wiąże się z ryzykiem dla prywatności danych.
