Według badań z 2025 roku, profesjonaliści HR spędzają nawet do 57% swojego czasu na zadaniach administracyjnych. To ponad połowa dnia pracy poświęcona na rutynowe czynności, które mogłyby być zautomatyzowane.
W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, gdzie 48% liderów HR planuje zwiększyć budżet na technologie HR w 2025 roku, wciąż wielu decydentów postrzega system HR jako dodatkowy koszt operacyjny. Tymczasem najnowsze dane pokazują zupełnie inny obraz – to strategiczna inwestycja, która przynosi wymierne korzyści finansowe.
Co więcej, firmy wykorzystujące automatyzację HR obserwują oszczędność 2342 USD na każde stanowisko oraz redukcję czasu rekrutacji o 792 godziny.
Przyjrzyjmy się konkretnym obszarom, w których wdrożenie systemu HR przekłada się na realne oszczędności dla Twojej organizacji.
1. Oszczędność czasu – najbardziej niedoceniany zasób
Czas to zasób, którego nie można odzyskać, a jego marnowanie kosztuje firmy miliony. Do 2024 roku 69% rutynowych zadań menedżerskich zostanie w pełni zautomatyzowanych. To ogromna zmiana w sposobie funkcjonowania działów HR.
System HR pozwala zaoszczędzić czas poprzez:
Automatyzację powtarzalnych procesów: Specjaliści HR mogą zyskać redukcję obciążenia administracyjnego między 30% a 60%, a czasami nawet więcej
Inteligentne zarządzanie danymi: Zamiast ręcznego przeszukiwania dokumentów, system natychmiast dostarcza potrzebne informacje
Samoobsługowe portale pracownicze: Pracownicy szacują, że automatyzacja zadań może zaoszczędzić im 240 godzin rocznie, podczas gdy liderzy biznesu uważają, że mogą zaoszczędzić nawet 360 godzin
Oszczędności czasowe różnią się w zależności od roli:
Menedżerowie liniowi: mogą zaoszczędzić średnio godzinę dziennie – około 13% swojego czasu – dzięki proaktywnym powiadomieniom, inteligentnym procesom zatwierdzania i natychmiastowemu dostępowi do dokładnych raportów
Pracownicy: Nawet niewielkie oszczędności na poziomie 1-2% czasu pracy, przy skali całej organizacji, dają znaczące rezultaty
2. Oszczędność nerwów
Automatyzacja w systemie HR to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim:
Minimalizacja błędów: 93% pracodawców raportuje znaczące oszczędności czasowe i poprawę efektywności, podczas gdy 67% wskazuje na oszczędności kosztowe i zasobowe
Eliminacja powtarzalnych pytań: System samoobsługowy redukuje liczbę zapytań do działu HR o podstawowe informacje
Uwolnienie potencjału pracowników: Koniec z pamiętaniem o terminach, deadline’ach i ważnych datach dzięki automatycznym przypomnieniom i możliwości zaplanowania wielu działań, jak np. odnowy umów o pracę czy planowych szkoleniach.
3. Oszczędność energii
85% pracodawców korzystających z automatyzacji lub AI twierdzi, że oszczędza to czas lub poprawia efektywność. Ta zaoszczędzona energia może być wykorzystana na:
Budowanie kultury organizacyjnej
Rozwój talentów
Strategiczne planowanie HR
Poprawę employee experience
Wpływ systemów HR na produktywność
Wysoce zautomatyzowane firmy są 6 razy bardziej skłonne do osiągnięcia wzrostu przychodów przekraczającego 15% w porównaniu do firm z niskim poziomem automatyzacji. To pokazuje, jak przekierowanie energii pracowników na bardziej wartościowe zadania wpływa na wyniki całej organizacji.
4. Oszczędność zasobów – redukcja papierkowej pracy
Przejście na cyfrowy system HR oznacza:
Eliminację tysięcy wydruków rocznie
Brak konieczności fizycznego archiwizowania dokumentów
Natychmiastowy dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca
Zmniejszenie śladu węglowego organizacji
Centralizacja i dostępność informacji
94% pracowników wykonuje powtarzalne, czasochłonne zadania w swojej roli. System HR centralizuje wszystkie procesy, co oznacza:
Jedno źródło prawdy o pracownikach
Łatwy dostęp do historii zatrudnienia, szkoleń, ocen
Możliwość generowania raportów w czasie rzeczywistym
Lepsze podejmowanie decyzji opartych na danych
5. Oszczędność finansowa
W końcu i tak wszystko sprowadza się do finansów. Wydatek na oprogramowanie HR jest postrzegany jako koszt, podczas gdy tak naprawdę to oszczędność.
Inwestycja w system HR przynosi konkretne korzyści finansowe:
Firmy wykorzystujące AI w rekrutacji oszczędzają 30% kosztów na każde zatrudnienie
Zautomatyzowany onboarding może skutkować 50% redukcją czasu potrzebnego do osiągnięcia pełnej produktywności przez nowego pracownika
Wdrożenie systemu HRIS może zmniejszyć obecne wskaźniki rotacji o 5 do 15%
System HR – potencjalne zyski
Dane są jednoznaczne – system HR to nie koszt, ale inwestycja z wymiernym zwrotem. 57% CEO uznaje utrzymanie i zaangażowanie pracowników za priorytet biznesowy, a odpowiednie narzędzia HR są kluczem do realizacji tego celu.
Według analiz tomHRM, wdrożenie systemu HR w średniej firmie zatrudniającej 51-249 pracowników może przynieść oszczędności sięgające setek tysięcy złotych rocznie – poprzez redukcję czasu pracy nad zadaniami administracyjnymi, zmniejszenie rotacji, eliminację błędów i optymalizację procesów.
Pytanie nie brzmi „czy możemy sobie pozwolić na system HR?”, ale raczej „czy możemy sobie pozwolić na jego brak?”. W świecie, gdzie 76% liderów HR uważa, że będą w tyle za konkurencją, jeśli nie wdrożą rozwiązań AI w ciągu 12-24 miesięcy, odkładanie decyzji o cyfryzacji HR może kosztować znacznie więcej niż sama inwestycja.
Czas przestać postrzegać technologie HR jako wydatek i zacząć widzieć je jako to, czym naprawdę są – strategiczne narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej poprzez lepsze zarządzanie najcenniejszym zasobem każdej firmy: ludźmi.
