5 kroków do stworzenia dobrego wykresu.

Wykres na 5. Czyli 5 kroków do stworzenia dobrego wykresu.

Posted on Posted in wykresy

Często w pracy jesteśmy proszeni o przygotowanie raportu, na którym mamy zaprezentować dane dotyczące konkretnego obszaru np. sprzedaży, kosztów, budżetu. W takich sytuacjach korzystamy z Excela i możliwości tworzenia w nim wykresów. Czy aby jednak na pewno wiemy, który wykres użyć i co tak na prawdę chcemy przedstawić ? Aby upewnić się czy używamy właściwych wykresów i czy płynące z nich dane są czytelne dla odbiorcy, warto przed przystąpieniem do pracy przeczytać poniższą listę "5 kroków".

 

1. Określenie przekazu i źródła danych

Przed przystąpieniem do tworzenia wykresu, musimy ustalić jakie potrzeby będą mieli jego finalni odbiorcy. Podczas tego kroku należy zdefiniować cel, dla którego tworzymy wykres, sprawdzić jakimi danymi dysponujemy i określić skąd je pobierzemy. Najczęściej analizując dane badamy je pod kątem:

 

- porównań nominalnych (między danymi nie ma zależności, skupiamy się na czystym porównaniu wartości, dane nie są sortowane)

 Kwartalny wykres sprzedaży w excelu

 

 - rozkładu danych, czyli skupienia wartości w określonym przedziale (badamy kształt rozkładu danych, czy jest on przechylony w którąś ze stron, czy występują luki w wykresie)

 

Wykres rozkładu powierzchni mieszkaniowej w excelu

 

 - udziału części w całości, czyli jak dane części odnoszą się do całości (to zestawienie najczęściej prezentowane jest na różnego rodzaju wykresach kołowych, warto jednak w tym przypadku skorzystać z wykresów kolumnowych lub słupkowych - naszemu mózgowi łatwiej będzie porównać długości słupków niż wycinki koła)

 
Wykres struktury portfela inwestora wykonany w excelu

 

- zmian w czasie (staramy się uchwycić trendy, punkty skrajne, używamy różnych interwałów na osi czasu)

 

Wykres liniowy indeksu WIG 20 w excelu

 

- odchyleń (jak zakładane wartości różnią się od rzeczywistych)

 Wykres wykonania planu sprzedaży w excelu

 

- korelacji (jeżeli dane są ze sobą powiązane możemy zaobserwować zależności pomiędzy nimi np. gdy jedna wartość rośnie druga spada lub rośnie)

  Wykres zależności pomiędzy czasem nauki a oceną wykonany w excelu

 

 - rankingu (prezentacja danych w ten sposób ułatwia znalezienie skrajnych punktów oraz porównanie zbliżonych do siebie wartości)

 

Wykres rankingu najbogatszych Polaków wykonany w excelu

 

2. Przygotowanie danych

Zazwyczaj dane, które pobieramy do stworzenia wykresu wymagają "obróbki". Za pomocą odpowiednich formuł, tabel przestawnych, czy też narzędzi umieszczonych w karcie Dane, możemy skutecznie przygotować grunt pod nasz wykres.

 

3. Wybór wykresu do analizy

Kiedy pierwsze 2 kroki mamy już za sobą, należy określić jaki rodzaj wykresu użyjemy do naszej analizy. Pamiętając, że wykresy typu kołowy, warstwowy, radarowy, powierzchniowy i każdy wykres w formacie 3-W nie nadają się najlepiej do prezentacji danych, naszą uwagę skupiamy na 4 pozostałych typach. Korzystanie z poniższej tabelki ułatwi nam ten wybór.

 

Tabela ułatwiająca wybór wykresu w zależności od rodzaju analizy

 

Czasami może się zdarzyć, że dane powinny zostać zaprezentowane w postaci tabeli a nie wykresu. Kiedy chcemy skupić się precyzji przekazu, badając pojedyncze wartości, zdecydowanie warto odstąpić od wykresu.

W sytuacji kiedy mamy kilka powodów dla których chcemy zaprezentować wykres, najlepiej podzielić przekaz na kilka wykresów lub użyć wykresów dynamicznych. Zabieg ten pozwala na szybką zmianę sposobu prezentacji danych.

 

4. Formatowanie wykresu

Stworzenie wykresu w Excelu zazwyczaj nie przysparza zbyt wielu problemów. Na potencjalne pułapki możemy napotkać gdy zabierzemy się za jego formatowanie. Warto w tym miejscu przypomnieć o kilku regułach, które pozwolą ulepszyć wykres. Dzięki tym prostym zabiegom nasz wykres stanie się czytelniejszy a odczytanie płynących z niego danych stanie się łatwiejsze.

 

1. Usunięcie z wykresu poziomych/pionowych linii siatki. Celem wykresu jest pokazanie ogólnych trendów, związków a nie przedstawianie danych z wysoką dokładnością - do tego służą tabele. Jeżeli chcesz osiągnąć większą dokładność sformatuj linie siatki używając delikatnego koloru lub innego typu kreski np. kropek.

 

Kwartalny wykres sprzedaży z liniami poziomymi wykonany w excelu 

Kwartalny wykres sprzedaży bez lini poziomych wykonany w excelu

 

2. Przedstawienie zmiennych

- skalę czasu zawsze umieszczamy na osi poziomej X, natomiast skalę wartości na osi pionowej Y

- w przypadku gdy mamy wiele serii danych lub etykiety danych są długie a zamierzamy przedstawić wykres w postaci kolumn, warto skorzystać z wykresu słupkowego

 

Wykres wielkości zatrudnienia w ministerstwach wykonany w excelu

 

- jeżeli na wykresie jedna z 2 zmiennych musi zostać podzielona np. sprzedaż na kanał dystrybucji, użyj koloru dla odróżnienia kolejnego podziału

 

Wykres sprzedaży wg kanałów dystrybucji wykonany w excelu

 

- analizując wykres z 3 zmiennymi  zamiast używać wykresu 3-W, skorzystaj z wykresu panelowego

 
Wykresy sprzedaży wg oddziałów wykonany w excelu

 

3. Skala wykresu

Jeżeli chcemy przedstawić różnice na wykresie w sposób bardziej szczegółowy możemy zastosować zawężoną skalę. Takie działanie najbezpieczniej stosować tylko dla wykresów liniowych lub punktowych. Stosując tego rodzaju zabieg istnieje ryzyko, że osoba interpretująca wykres, błędnie zasugeruje się dużymi różnicami w prezentowanych wartościach. Należy w takim wypadku np. używając notatki, zwrócić na to uwagę odbiorcy.

 Wykres liniowy bez zawężonej skali wykonany w excelu

Wykres liniowy w zawężonej skali wykonany w excelu

 

W przypadku konieczności prezentacji danych w zawężonej skali na wykresie słupkowym, warto zastąpić je wykresem punktowym, który lepiej nadaje się do tego rodzaju prezentacji.

  Wykres kolumnowy sprzedaży wykonany w excelu

Wykres punktowy z zawężoną skalą wykonany w excelu

 

4. Umiejscowienie legendy

- stosowanie legendy na wykresie liniowym z wieloma wartościami, możemy zastąpić etykietami na jego końcach

- etykiety legendy powinny być uszeregowane zgodnie z kolejnością prezentacji słupków na wykresie

 

Wykres sprzedaży pojazdów wykonany w excelu

 

5. Znaczniki osi

- znaczniki osi stosujemy tylko dla skali ilościowej

- wykres jest czytelny gdy na osi znajduje się od 5 do 10 znaczników

 

6. Opis wykresu

- każdy wykres powinien posiadać tytuł

- jeżeli na wykresie znajduje się więcej niż jedna seria danych, warto umieścić na nim legendę

- w celu ułatwienia interpretacji wykresu lub podkreślenia danej kwestii warto dodać do wykresu stosowną notatkę

 

7. Podkreślenie istotnych danych

Jeżeli na wykresie chcemy podkreślić wyróżniające się dane np. miesiąc w którym osiągnięty został największy zysk, warto zastosować jedną z poniższych technik:

- wykres punktowy (powiększenie punktu lub jego wypełnienie)

- wykres liniowy (pogrubienie linii)

- wykres kolumnowy (obramowanie kolumny, inny kolor)

 

Wykres sprzedaży z wyróżnioną kolumną wykonany w excelu

 

Co jeszcze można zrobić aby poprawić czytelność naszego wykresu ?

- nie stosować wypełnienia dla tła wykresu w postaci koloru, gradientu, tekstury, które tylko odwracają uwagę od danych. Należy stosować zwykłe białe tło.

- starać się unikać obramowanie wykresu. Jeżeli obramowanie jest niezbędne najlepiej użyć delikatnych odcieni szarości.

- nie stosować gradientów, cieni, wygładzonych krawędzi, deseni, przeźroczystości dla danych na wykresie. Najlepiej sprawdzają się zwykłe odcienie szarości.

- pamiętać o skali w jakiej prezentujemy wykres. Najlepszy współczynnik wysokości/szerokości wykresu wynosi 1/2.

Poniższy wykres stanowi zaprzeczenie wszystkich wcześniejszych rad !

 

Przykład źle sformatowanego wykresu w excelu 

5. Ostateczne sprawdzenie pracy

Kończąc pracę nad wykresem zawsze warto sprawdzić czy wszystko co do tej pory stworzyliśmy jest prawidłowe. Sprawdźmy raz jeszcze czy stworzone przez nas wykresy faktycznie odzwierciedlają zakładany początkowo przekaz ? Czy dane które pobraliśmy są właściwe oraz czy nie popełniliśmy żadnego z błędów dotyczących formatowania wykresu ?

Często zdarza się ,że przygotowywane przez nas wykresy robi się w pośpiechu. Warto wtedy poświęcić chwilę i sprawdzić raz jeszcze swoją pracę, chociażby po to żeby nie usłyszeć słów "Ejj, chwileczkę, chyba coś tu nie gra na tym wykresie..."

2 thoughts on “Wykres na 5. Czyli 5 kroków do stworzenia dobrego wykresu.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *