Lista firm, które wykupiły pokoje hotelowe dla swoich pracowników, prowadzona jest w Excelu. Na liście znajdują się informacje dotyczące nazwy firmy, imienia i nazwiska jej pracowników oraz numeru pokoju przypisanego dla każdego z nich.
Niestety zaprezentowany układ listy, nie pozwala na wykonanie naszego zadania. Potrzebna będzie zamiana poszczególnych kolumn tabeli na wiersze i złączenie tekstu z nowo powstałego wiersza w jedno pole. Zamierzonego rezultatu nie można osiągnąć w prosty sposób, np. za pomocą tabel przestawnych. Wykonanie przekształceń możliwe jest natomiast przy użyciu podstawowych funkcji Excela oraz jednej funkcji użytkownika. Zacznijmy od stworzenia unikalnej listy naszych firm usuwając z niej zduplikowane nazwy. Kopiujemy listę do komórki G2 i za pomocą ikony Usuń duplikaty z karty Dane usuwamy powtarzające się wartości. Następnie kopiujemy nagłówki naszej tabeli i wklejamy je do komórek w zakresie G1:AB1.
Aby przekonwertować naszą tabelę, do komórki H2 wpisujemy następującą formułę.
Pierwszy argument funkcji JEŻELI sprawdza, czy numer aktualnie wybranej kolumny jest większy od iloczynu krotności wystąpienia danej firmy i liczby 3 odpowiadającej ilości kolumn danych dla tej firmy (firma AAA występuje w tabeli 7 razy po 3 kolumny, zatem łącze dane o jej pracownikach zajmują 21 komórek). Jeżeli numer kolumny będzie większy od wspomnianego iloczynu funkcja wstawi puste pole. Jeżeli zaś pierwszy argument nie będzie spełniony, funkcja wyszuka adres komórki z pierwszym wystąpieniem imienia pracownika danej firmy i na jego podstawie, pobierze do kolejnych komórek, dane przesunięte o określoną liczbę wierszy i kolumn. Formuła może wydawać się zawiła, dla tego aby ją na spokojnie prześledzić, polecam zaznaczanie poszczególnych jej argumentów i użycie klawisza F9, dzięki któremu podejrzymy wyliczony wynik. Nasza tabela po zastosowanych przekształceniach, powinna wyglądać jak poniżej.
Przyszedł czas na złączenie danych z poszczególnych firm w jedno pole. Trudność przy wykonywaniu tego zadania wynika z faktu, że po złączeniu dane pracowników mają zostać zaprezentowane w kolejnych wierszach. Aby wykonać to zadanie w module VBA umieszczamy następujący kod funkcji.
Korespondencja seryjna, to moim zdaniem bardzo użyteczne narzędzie biurowe. Excel pełni dla niej zazwyczaj funkcję bazodanową, gdyż sama funkcjonalność ukryta jest w Wordzie. W internecie sporo jest materiałów dotyczących opcji dostępnych w korespondencji seryjnej. Możemy wybierać różne formy tworzonej korespondencji, takie jak list, e-mail czy koperta lub też filtrować dostępne zakresy pól danych. W dzisiejszym poście, skupimy się na tworzeniu treści e-maili, które następnie wyślemy do kontrahentów hotelu. W tym celu otwieramy nowy dokument Worda i wpisujemy przykładową treść wiadomości. Treść maila najwygodniej formatować wybierając z karty Korespondencja, grupy Rozpoczynanie Korespondencji Seryjnej --> Wiadomości e-mail. W ten sposób łatwiej jest ustawić poszczególne akapity.
W miejscu kropek, za chwilę pojawią się dane z naszej tabeli. Klikamy na kartę Korespondencja i po rozwinięciu pól ikonki Wybierz adresatów, wybieramy Użyj istniejącej listy a następnie arkusz z naszymi danymi. Po kliknięciu Ok, klikamy ikonkę Wstaw pola koresp. ser. gdzie pojawią się nam wszystkie nagłówki zaimportowanej tabeli. Pierwsze pole Firma1, wstawiamy w miejscu kropek treści komunikatu, natomiast drugie TOTAL, w miejsce listy gości.
Kiedy klikniemy ikonkę Podgląd wyników, zobaczymy dane zaczerpnięte wprost z naszej tabeli. Jeżeli chcielibyśmy dodać określony tekst do stworzonego pola wystarczy dopisać go w formule użytej w Excelu np. &", pokój nr."
Strzałeczki widoczne obok ikony z lupą służą do przewijania wyników. Każde kliknięcie strzałki pobiera dane o pracownikach danej firmy. W ostatnim kroku pozostaje nam już tylko wysyłka naszych wiadomości za pomocą Outlooka. W tym celu klikamy ikonkę Zakończ i scal, a następnie Wyślij wiadomości e-mail.
Jako pole adresata wybieramy kolumnę z naszymi adresami e-mail, uzupełniamy tytuł naszej wiadomości i po otworzeniu Outlooka oraz kliknięciu Wyślij/Odbierz dla wszystkich folderów, nasza wiadomość zostanie wysłana pod wskazane adresy. Plik, na którym pracowaliśmy dostępny tutaj.
One thought on “E-mail do kilku osób z jednakową treścią – korespondencja seryjna”
Dobry artykuł. Super stronka.