W dzisiejszych czasach dostępność jest kluczem do tworzenia produktów i treści, które są dostępne dla wszystkich. Jednym z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia dokumentów, Microsoft Word, można zoptymalizować tak, aby był bardziej przyjazny dla osób niepełnosprawnych. Poniżej przedstawiamy poradnik, który pomoże w optymalizacji dokumentów Worda dla tej grupy użytkowników.
1. Użycie stylów nagłówków
a. Wybieranie stylów
Używanie wbudowanych stylów nagłówków (H1, H2, H3 itp.) pomaga w strukturyzowaniu dokumentu i czyni go bardziej dostępnym dla czytników ekranu. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo nawigować po dokumencie.
b. Personalizacja stylów
Choć Word oferuje domyślne style, można je dostosować do własnych potrzeb, zachowując jednocześnie strukturalną spójność.
2. Użycie tekstu alternatywnego dla obrazów
Wszystkie obrazy, wykresy i inne elementy graficzne powinny być opatrzone tekstem alternatywnym, który opisuje ich treść. Tekst ten jest czytany przez czytniki ekranu, umożliwiając osobom niewidomym zrozumienie kontekstu obrazu.
3. Kolor i kontrast
a. Wybór kolorów o wysokim kontraście
Dokumenty powinny charakteryzować się dobrym kontrastem między tekstem a tłem, co ułatwia ich czytanie osobom z upośledzeniem wzroku.
b. Unikanie polegania wyłącznie na kolorze
Należy unikać sytuacji, w których kolor jest jedynym środkiem przekazu informacji. Zamiast tego, warto korzystać z tekstu lub znaków graficznych.
4. Użycie prostego języka
Prosty język jest łatwiejszy do zrozumienia dla wszystkich, w tym dla osób z trudnościami w czytaniu. Warto unikać skomplikowanych słów i zdań oraz korzystać z aktywnej formy wypowiedzi.
5. Tabele
a. Nagłówki tabeli
Należy korzystać z funkcji nagłówków tabeli w Wordzie, aby pomóc czytnikom ekranu zrozumieć strukturę tabeli.
b. Unikanie złożonych tabel
Im prostsza tabela, tym łatwiej jest jej używać. Należy unikać łączenia komórek w pionie i poziomie.
6. Hiperłącza
Opisowe teksty hiperłączy: Zamiast używać „kliknij tutaj” jako tekst hiperłącza, lepiej opisać, dokąd prowadzi dany link. Dla czytników ekranu będzie to bardziej zrozumiałe.
7. Unikanie tekstu w grafice
Tekst wbudowany w obrazy nie jest dostępny dla czytników ekranu. Zamiast tego warto umieścić tekst poza obrazem i korzystać z tekstu alternatywnego dla samych obrazów.
8. Testowanie dostępności
Microsoft Word ma wbudowane narzędzie do sprawdzania dostępności, które identyfikuje potencjalne problemy i oferuje sugestie ich rozwiązania.
Tworzenie dostępnych dokumentów w programie Microsoft Word jest kluczowe dla zapewnienia, że treści są dostępne dla wszystkich użytkowników. Przestrzeganie powyższych wskazówek pomoże uczynić dokumenty bardziej przyjaznymi dla osób niepełnosprawnych.
9. Używanie prostych czcionek
a. Wybór czytelnych czcionek
Nie wszystkie czcionki są łatwe do czytania, zwłaszcza dla osób z dysleksją lub innymi trudnościami w czytaniu. Czcionki takie jak Arial, Verdana czy Calibri są zazwyczaj bardziej czytelne dla większości użytkowników.
b. Unikanie nadmiernego używania efektów czcionki
Efekty takie jak kursywa czy cieniowanie mogą utrudniać czytanie. Warto używać ich oszczędnie.
10. Zastosowanie list
Organizowanie informacji w punkty lub listy numerowane pomaga w strukturyzowaniu treści i czyni ją bardziej przyswajalną dla czytników ekranu.
11. Wbudowane narzędzia do sprawdzania czytelności
Word ma wbudowane narzędzia do sprawdzania czytelności tekstu. Mogą one pomóc w zrozumieniu, jak trudny jest Twój dokument do zrozumienia i gdzie można wprowadzić poprawki.
12. Interaktywne elementy
a. Formularze
Przy tworzeniu formularzy w Wordzie, upewnij się, że są one dostępne, oznaczając każde pole formularza tekstowym opisem.
b. Przyciski i inne elementy sterujące
Jeśli Twój dokument zawiera interaktywne elementy, takie jak przyciski, upewnij się, że są one odpowiednio oznaczone i dostępne dla czytników ekranu.
13. Zastosowanie konsystentnej struktury
Spójność w dokumencie – taka jak jednolite marginesy, interlinie czy formatowanie – sprawia, że jest on łatwiejszy do śledzenia i czytania, zwłaszcza dla osób korzystających z technologii wspomagającej.
14. Ostrzeżenia o migającym lub poruszającym się tekście
Migający lub dynamicznie poruszający się tekst może być problematyczny dla osób z epilepsją fotoczuła. Zawsze zapewnij, że twój dokument nie zawiera migających elementów lub daj użytkownikom możliwość wyłączenia takich efektów.
Kiedy tworzysz dokumenty w programie Microsoft Word, ważne jest, aby zawsze myśleć o dostępności. Dzięki powyższym wskazówkom możesz stworzyć dokumenty, które są bardziej dostępne dla wszystkich, niezależnie od ich ograniczeń czy wyzwań. Pamiętaj, że dostępność nie tylko pomaga osobom niepełnosprawnym, ale również czyni Twój dokument bardziej zrozumiałym i użytecznym dla wszystkich czytelników.
15. Włączanie notatek głosowych
Dla osób, które mogą mieć trudności z czytaniem lub zrozumieniem tekstu, notatki głosowe mogą stanowić cenne źródło informacji. Umożliwiają słuchanie zamiast czytania treści.
16. Użycie języka znaków
a. Dostosowanie tekstu
Dla osób niesłyszących lub mających trudności ze słuchem, włączenie tłumaczeń na język znaków lub dodanie napisów do wszelkich materiałów wideo zamieszczonych w dokumencie może być niezwykle pomocne.
b. Zasoby i narzędzia
Istnieją specjalistyczne narzędzia i zasoby, które mogą pomóc w dodawaniu tłumaczeń na język znaków do Twojego dokumentu. Badania i wykorzystanie tych narzędzi może znacząco poprawić dostępność Twojego dokumentu.
17. Prawidłowe użycie stopki i nagłówka
Stopki i nagłówki to ważne elementy każdego dokumentu, które mogą zawierać kluczowe informacje. Upewnij się, że są one czytelne i dostępne dla czytników ekranu, unikając umieszczania w nich zbyt wielu informacji.
18. Zapisywanie dokumentu w różnych formatach
a. PDF
Chociaż Word jest popularnym formatem, nie zawsze jest najbardziej dostępny. Zapisywanie dokumentu w formacie PDF, który został zoptymalizowany pod kątem dostępności, może być dodatkową korzyścią dla niektórych użytkowników.
b. EPUB
EPUB to format e-booka, który jest zwykle bardziej dostępny niż tradycyjne pliki PDF lub DOC. Dla osób korzystających z czytników ekranu może to być preferowany format.
19. Instrukcje dotyczące dostępności
Jeśli Twój dokument zawiera specyficzne funkcje dostępności, warto dodać krótką sekcję lub notatkę na początku dokumentu, która informuje czytelnika o tych funkcjach i wyjaśnia, jak z nich korzystać.
20. Stosowanie się do standardów dostępności
Istnieją różne standardy dostępności, takie jak WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), które dostarczają wytycznych dotyczących tworzenia dostępnych treści. Choć są one głównie przeznaczone dla treści internetowych, wiele z tych wytycznych można zastosować także do dokumentów Word.
Optymalizacja dokumentów Word dla osób niepełnosprawnych jest nie tylko etyczna, ale także praktyczna. Dzięki uwzględnieniu dostępności w procesie tworzenia dokumentu zapewnisz, że jest on dostępny dla najszerszego spektrum czytelników. Współczesne technologie i narzędzia, takie jak Microsoft Word, oferują wiele funkcji, które pomagają w tworzeniu bardziej dostępnych treści, warto z nich korzystać i tworzyć bardziej świadomie.
