Prowadząc małą firmę z niewielkim magazynem, długo zastanawiałem się, czy wdrożenie systemu magazynowego ma w ogóle sens. Przecież „mam to wszystko w głowie”, „na kartce”, „w Excelu” – to były moje klasyczne wymówki. Z czasem jednak zauważyłem, że nawet przy niewielkiej liczbie produktów i prostych operacjach magazynowych zaczyna brakować mi kontroli. W tym artykule podzielę się swoimi przemyśleniami na temat tego, jaki system sprawdza się w mikrofirmie z małym magazynem i na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze.
Dlaczego w ogóle zdecydowałem się na program magazynowy?
Początkowo wszystko szło gładko – miałem kilkanaście produktów, niewielu klientów, a każdy ruch magazynowy był łatwy do zapamiętania. Problem zaczął się wtedy, gdy oferta się rozrosła, pojawiły się różne warianty towarów, a do tego doszły zwroty, korekty i pytania klientów o dostępność.
Zacząłem zauważać:
- pomyłki w stanach magazynowych,
- brak kontroli nad tym, co faktycznie mam na półkach,
- stres przy każdej inwentaryzacji,
- trudności z szybkim odnalezieniem dokumentów.
To wszystko sprawiło, że postanowiłem poszukać prostego, ale skutecznego programu magazynowego dla mikrofirmy.
Czego oczekiwałem od systemu magazynowego jako właściciel małego biznesu?
Z góry wiedziałem, że nie potrzebuję dużego, korporacyjnego systemu ERP. Takie rozwiązania są kosztowne, skomplikowane i zwyczajnie nieprzystosowane do realiów mikrofirmy. Zależało mi przede wszystkim na prostocie. Chciałem programu, którego obsługi nauczę się w ciągu godziny – najlepiej bez konieczności przechodzenia przez żadne szkolenia. Interesowała mnie podstawowa ewidencja towarów, możliwość wystawiania dokumentów takich jak PZ, WZ czy ewentualnie MM oraz szybki podgląd stanów magazynowych.
Szczególnie istotna była dla mnie opcja szybkiego wyszukiwania towaru – klienci często pytają mnie przez telefon, czy mam coś „od ręki”. Excel nie dawał tu żadnej gwarancji. Zależało mi również na tym, aby system nie był związany z żadnymi abonamentami. Szukałem czegoś, co mogę kupić raz lub przetestować w wersji darmowej, zanim zdecyduję się na pełne wdrożenie. Takie podejście pozwoliło mi zawęzić wybór i skupić się tylko na tych programach, które naprawdę mają sens w małej firmie.
Jakie rozwiązanie się sprawdziło? Moja opinia o LoMag
Podczas wielu godzinach porównań, testów i próbnych instalacji różnych programów natrafiłem na LoMag (https://www.lomag.pl/). Już na starcie spodobało mi się to, że mogę pobrać darmową wersję i przetestować ją bez żadnych zobowiązań. Instalacja przebiegła szybko i bezproblemowo, a sam program od razu przypominał mi klasyczne aplikacje z pakietu Windows – wszystko było intuicyjne, bez zbędnych „wodotrysków”.
Obsługa dokumentów magazynowych była banalnie prosta – wystawienie dokumentu WZ zajmowało dosłownie pół minuty. System działa lokalnie, więc nie potrzebuję stałego połączenia z internetem, co w moim przypadku okazało się dodatkowym plusem. Cenię sobie też to, że wszystkie dane mam u siebie i nigdzie ich nie muszę wysyłać. LoMag pozwolił mi na bieżąco kontrolować stany magazynowe, a każda zmiana w systemie od razu była odnotowywana w historii. Dla mojej mikrofirmy był to strzał w dziesiątkę – tanio, szybko i skutecznie.
Mały magazyn też zasługuje na porządek
Jednym z największych błędów, jakie popełniałem jako właściciel mikrofirmy, było przekonanie, że skoro mam mały magazyn, to wszystko da się „ogarnąć na oko”. Nic bardziej mylnego. Już po pierwszych tygodniach pracy z systemem zrozumiałem, jak bardzo brakowało mi porządku. Codzienna praca stała się szybsza, bardziej przewidywalna, a kontakty z klientami znacznie się poprawiły – bo zamiast szukać towaru po kartonach, po prostu patrzę w system i wiem, co mam.
Dzięki wdrożeniu programu zyskałem nie tylko spokój, ale też lepszą kontrolę nad przyszłością firmy. Teraz wiem, że gdy zdecyduję się rozszerzyć ofertę lub zatrudnić pracownika, nie będę musiał od nowa uczyć się wszystkiego – system jest gotowy na więcej. To inwestycja, która naprawdę się opłaciła.
Jeśli prowadzisz mikrofirmę z niewielkim magazynem i zastanawiasz się, czy wdrożenie programu magazynowego ma sens – odpowiem wprost: tak, ma. To nie musi być kosztowny i skomplikowany proces. Wystarczy wybrać rozwiązanie dopasowane do swoich realnych potrzeb. W moim przypadku był to LoMag – prosty, lekki, skuteczny i przede wszystkim przyjazny dla użytkownika. Dzięki niemu praca w firmie stała się bardziej uporządkowana, mniej stresująca i gotowa na rozwój.
